Faq - Domande e risposte

Aggiornato al 23 ottobre 2020

Norme generali

A partire da quale data le spese risultano ammissibili?
L’ammissibilità delle spese decorre dalla data di costituzione dell'ATS (art. 6 della convenzione), mentre l'avvio delle attività progettuali coincide con la data di sottoscrizione della convenzione (art. 4 della convenzione).

Cosa si intende quando all’art. 6 del bando si scrive “tutte le spese andranno pagate e quietanzate entro il mese successivo”?
Tale frase fa riferimento esclusivamente al saldo. Considerato che il progetto si deve concludere, nel caso di progetti che non richiedono una proroga, entro i due mesi successivi alla data di chiusura del progetto, tale frase significa che possono essere considerate ammissibili spese quietanzate entro il 25° mese, per poi essere rendicontate il 26° mese (entro 2 mesi dalla data di chiusura del progetto).

In riferimento alle scadenze di rendicontazione previste all'articolo 4 della Convenzione non si parla di percentuali di spesa da rispettare. Quindi è sufficiente rendicontare le spese sostenute nel singolo periodo di rendicontazione oppure dobbiamo rispettare per ogni singolo periodo anche un minimo di spesa? Se si, dove si possono trovare queste indicazioni?
Non sono previste percentuali minime di spesa da rendicontare in ogni SAL. L’erogazione del contributo è in ogni caso subordinato ai limiti di spesa assunti per ogni anno per ogni progetto, come indicato nell’atto di concessione.

Cosa si deve fare per ottenere l’anticipo?
La richiesta di anticipo, che non deve superare il 25% del contributo concesso a ciascuno membro dell’ATS, deve essere inoltrata dal beneficiario capofila, per conto proprio/degli altri partner. Per ottenere tale erogazione è necessario:

aver sottoscritto con la Regione la Convenzione;
siano state prodotte le fidejussioni originali per i partner privati e che le stesse siano state depositate alla segreteria del Servizio (consegna a mano o tramite raccomandata R/R;
sia stata prodotta la dichiarazione di avvio attività;
per i partner privati, sia stata prodotta la documentazione antimafia (moduli n. 1 e 3), trattandosi di contributi complessivi superiori ai 150.000 euro, ai fini della richiesta dell’informativa antimafia.

I soggetti privati devono rispettare la normativa italiana sugli appalti?
I soggetti privati che svolgono attività di progetto non sono tenuti a rispettare le procedure previste dal Codice dei Contratti Pubblici (D.Lgs. 50/2016 e ss.mm.ii.).
Sono tenuti però a dimostrare di avere agito nell’ottica del best value for money (miglior rapporto qualità-prezzo) secondo i principi UE.

E’ possibile lo spostamento di budget tra i componenti dell’ATS?
E’ ammissibile esclusivamente nei modi indicati nell’Art. 10 della “Convenzione” ovvero comunicazione alla Regione Emilia-Romagna (silenzio assenso di 60 gg.) e conseguente integrazione dell’Atto costitutivo. Vale anche per spese minori (ad esempio atto costitutivo ATS).
Non sono ammesse a rendiconto fatturazioni reciproche fra i soci dell’ATS.

Dove va riportato il CUP del progetto finanziato?
Il CUP va obbligatoriamente riportato su tutti i documenti giustificativi di spesa:

Contratti, ordini;
Fatture, documenti di spesa;
Mandati/bonifici di pagamento.

Per quali soggetti deve essere prodotta la documentazione antimafia in caso di fondazioni?
Dopo un consulto con la Prefettura è stato stabilito di richiedere la stessa documentazione antimafia prodotta per le associazioni.

Nel caso in cui i beneficiari non avessero riportato il CUP di progetto nei documenti previsti dal bando, come si possono sanare?
E’ sufficiente produrre una dichiarazione in merito, utilizzando il modello regionale pubblicato.

Cosa è necessario produrre in caso di fatture estere?
Ai sensi dell’art. 13 “Spese non ammissibili” del D.P.R. 5 febbraio 2018, n. 22 “Regolamento recante i criteri sull'ammissibilità delle spese per i programmi cofinanziati dai Fondi strutturali di investimento europei (SIE) per il periodo di programmazione 2014/2020”, le fatture in valuta estera possono essere riconosciute per l’importo contabilizzato dall’impresa in relazione all’autofattura in euro ai fini IVA, e non per l’importo quietanzato risultante dal bonifico collegato al pagamento della fattura estera, per evitare successive revoche con recupero di interessi in caso di futuri sopralluoghi.

Si riportano qui di seguito due casistiche distinte, con le relative indicazioni per la rendicontazione della spesa:

Ipotesi di fatture extra-europee: fattura in valuta estera emessa da un paese extra-europeo
in sede di rendicontazione di una spesa, per determinare l'effettivo costo sostenuto dall'impresa beneficiaria, è necessario produrre l'autofattura per consentire di individuare l'imponibile ai fini IVA. Questo importo costituirà la spesa finanziabile in quanto trattasi di quello annotato in contabilità quale costo della prestazione e utilizzato per poi determinare eventuali perdite/utili su cambi.
Ipotesi di fatture emesse da un paese europeo ma che non ha adottato l'euro:
in tal caso l'importo che verrà utilizzato per determinare la spesa ammissibile è quello indicato nella stessa fattura emessa dal fornitore, ma su cui l'impresa avrà provveduto alla "integrazione" secondo il principio del reverse charge.

Si precisa che il reverse charge non è oggetto di verifica in sede di istruttoria di rendicontazione.

L'importo della fattura in valuta estera verrà riconosciuto:

fino all'importo contabilizzato dall’impresa in relazione all’autofattura (fatture non UE) o all'importo in euro stampigliato in fattura (fatture UE), se il pagamento è pari o superiore a tale importo, dal momento che l'eventuale differenza positiva del pagamento è da considerare quale perdita di cambio non agevolabile;
fino all'importo in euro effettivamente pagato e quietanzato, nel caso in cui il pagamento risulti inferiore all’importo contabilizzato dall’impresa, per effetto delle oscillazioni del tasso di cambio.

Utilizzando questo metodo non viene più applicata la verifica del tasso di cambio mediante il convertitore disponibile sul sito della Banca d’Italia per le fatture in valuta estera, ma vengono considerati gli importi in euro convertiti dall’azienda nel caso in cui l’importo ammissibile sia determinato sull’autofattura o dalla banca di riferimento, nel caso del pagamento.

Pertanto, per tutte le fatture estere è necessario produrre anche l'importo in euro riportato in contabilità, per evitare successive revoche con recupero di interessi in caso di futuri sopralluoghi.

Qual è il periodo di ammissibilità della spesa? Che data deve essere inserita nel campo "Data fine rendicontazione"?
Le spese risultano ammissibili dalla data di costituzione dell'ATS alla data di caricamento della rendicontazione su Sfinge. Per cui entro tale periodo ogni partner è libero di caricare le spese che ritiene. Considerato tale periodo, nel campo “Data fine rendicontazione” è necessario inserire almeno la data dell’ultima spesa sostenuta tra tutti i partner, in alternativa la data della trasmissione del modulo.

In relazione tecnica manca una tabella relativa ai dati sul personale impiegato in attività di diffusione. Posso aggiungerla?
I dati non richiesti nel modulo della relazione tecnica non vanno inseriti. I dati relativi alla diffusione rilevanti per il monitoraggio del progetto sono quelli richiesti al punto 2 della Relazione.

In riferimento alle proroghe di rendicontazione del I SAL, fino a che data le spese risultano ammissibili?
Le spese risultano ammissibili fino alla data di presentazione della rendicontazione.

Se la rendicontazione del I SAL viene presentata prima della nuova data di scadenza della rendicontazione del 22/07/2020, quando viene istruita?
La pratica verrà istruita non appena ricevuta su Sfinge.

Sono ammissibili i pagamenti tramite il sistema PagoPA?
I pagamenti tramite il sistema Pago PA sono ammissibili purchè vengano utilizzati i metodi di pagamento previsti dal bando di riferimento (bonifico bancario singolo) allegando, a comprova del pagamento e della quietanza, la documentazione prevista dal manuale di rendicontazione, nonchè la richiesta del pagamento da parte del creditore pubblico provvista degli elementi di tracciabilità che riconducano al progetto co-finanziato.

Nel caso di acquisto di beni, fornitura di servizi e consulenze cosa deve essere prodotto a prova della volontà delle parti?
Deve essere prodotto il Contratto sottoscritto dalle parti o offerta/preventivo firmati per accettazione o offerta/preventivo + ordine d’acquisto firmato dall’ordinante.

E’ necessario produrre anche la determina a contrarre?
Si, per i soggetti che sono sottoposti alla normativa in materia di codice degli appalti (D.Lgs. 50/2016 e ss.mm.ii.) è necessario produrre la determina a contrarre adottata per affidare il servizio/la fornitura del bene/la consulenza.

In materia di tracciabilità cosa deve essere prodotto?
E' necessario che ciascun beneficiario produca una dichiarazione (vedi modulo regionale) relativa alla tracciabilità dei flussi finanziari in cui siano indicati i conti correnti dedicati utilizzati per il pagamento delle spese del presente progetto. Si precisa che le spese rendicontate potranno essere ammesse se riconducibili a tali conti correnti. Laddove, in caso di soggetti pubblici, non dovesse essere presente nei mandati di pagamento/quietanze un n. di c/c in quanto si fa riferimento genericamente al tesoriere, si chiede di precisare il c/c di tale tesoriere che dovrà essere riportato nel modulo di cui sopra, al fine di poter ricondurre la spesa al progetto.

Spese di personale

Come si calcola il costo orario del personale dipendente?
Il costo orario del personale dipendente dovrà essere calcolato dividendo per 1720 ore i più recenti costi annui lordi per l’impiego documentati.

Il calcolo del costo orario viene presentato in sede di prima rendicontazione e rimane immutato per tutto il periodo di durata progettuale.

In caso di personale assunto part-time il costo orario si calcola proporzionalmente (1720 per la quota di part-time).

Come si calcolano i più recenti costi annui lordi?
I più recenti costi annui lordi per l’impiego documentati dovranno essere calcolati, per ogni dipendente, come somma delle 12 retribuzioni mensili lorde (verificabili dalle buste paga); Tredicesima mensilità (verificabile dalla busta paga); Eventuale quattordicesima mensilità e ulteriori (dipende dal contratto - verificabile dalla busta paga); Eventuali maggiorazioni legate ai turni; Importi relativi a competenze di anni precedenti (arretrati) derivanti da accordi integrativi aziendali o da rinnovi del contratto collettivo purché direttamente collegati al periodo temporale di svolgimento dell’attività progettuale oggetto di verifica; Le indennità e tutti gli altri elementi che compongono la retribuzione lorda stabilita dal contratto e figurante in busta paga ed effettivamente percepiti nel corso dell’anno; Quota di TFR annuo maturato e Oneri sociali e previdenziali; Contributi previdenziali a carico azienda (ed es. INPS); Fondi dipendenti obbligatori previsti dal C.C.N.L (ad es. fondi pensione dirigenti e quadri); Eventuali fondi di previdenza complementare e di assistenza sanitaria integrativa; Assicurazione contro gli infortuni (INAIL). Sono esclusi i compensi anche forfettari per lavoro straordinario, rimborsi spese, buoni pasto, diarie...

L’art. 6 del bando (Spese ammissibili) prevede che “In caso di soggetti di diritto pubblico, il costo del personale dipendente a tempo indeterminato non può essere superiore al 30% del costo del progetto per singolo partecipante.” Cosa si intende per costo del progetto?
Per costo totale del progetto si intende il costo rendicontato ammesso, per cui tutti i calcoli dei vincoli percentuali previsti dal bando vengono effettuati sull’importo rendicontato e ammesso come precisato dall’art. 3 della Convenzione: “Il contributo regionale sarà calcolato sulla base dei costi effettivamente sostenuti ed approvati dalla Regione secondo le intensità previste dal Bando per le diverse categorie di attività e per le diverse tipologie di beneficiario”. Si precisa che tale metodologia di calcolo è stata applicata anche su altri bandi di ricerca con la medesima o analoga previsione.

Come si calcola il costo orario del personale dipendente in caso di personale assunto durante l’anno per il quale non è possibile avere a disposizione l’intero costo annuale di riferimento?

Qualora non siano disponibili, i costi annui lordi per l’impiego possono essere desunti dai costi lordi per l’impiego documentati disponibili o dal contratto di lavoro, debitamente adeguati in base a un periodo di 12 mesi; questo valore dovrà essere diviso per 1.720 ore, ottenendo il costo orario.Quanto indicato a pag. 14 del manuale dei beneficiari “Nel caso di personale assunto durante l’anno per il quale non è possibile avere a disposizione l’intero costo annuale di riferimento, il calcolo del costo orario verrà riproporzionato al periodo lavorato. Ad esempio, nel caso di un dipendente assunto a metà dell'anno precedente l'avvio del progetto e per il quale quindi non è disponibile il costo di un intero anno, il costo orario dovrà essere calcolato prendendo il costo lordo dei 6 mesi lavorati e dividendolo per 860 ore” rappresenta un refuso, in quanto contrasta con i Regolamenti Europei in materia di finanziamenti, per cui in caso di personale neo assunto è necessario seguire le indicazioni di cui al paragrafo precedente.

Al fine della determinazione del costo orario a quale annualità bisogna fare riferimento?
Se alla data di caricamento della rendicontazione su Sfinge si è in grado di determinare il costo annuo lordo riferito al 2019 (1 gennaio - 31 dicembre) è necessario utilizzare il costo 2019, in caso contrario si dovrà utilizzare il costo annuo lordo riferito al 2018

Che modello di time sheet può essere usato?
E’ ammesso esclusivamente l’utilizzo del modello di time sheet pubblicato sul sito regionale. Il time sheet va compilato solo per il personale dipendente.

In caso di Università che affidano il progetto a Centri Interdipartimentali, in occasione della compilazione del time sheet quale soggetto deve essere indicato?
Bisogna indicare il Centro Interdipartimentale per il quale lavora il dipendente.

Che documentazione deve essere prodotta in caso di dipendenti con contratto a tempo determinato assegnati al progetto al 100%?
Per i dipendenti a tempo determinato assegnati al 100% sul progetto è possibile, in alternativa alla produzione del costo orario e del time sheet, produrre la certificazione del costo lordo come avviene in caso di personale non dipendente.

Cosa succede in caso di recesso anticipato di un contratto di collaborazione?
In caso di recesso anticipato di un contratto sarà possibile attivare un nuovo contratto e calcolare il periodo di 12 mesi dalla sommatoria dei due contratti, solo se viene dimostrata la continuità nelle attività da svolgere e l’acquisizione di una figura professionale analoga a quella precedentemente contrattualizzata. Il periodo potrà essere così calcolato in maniera cumulata per i due contratti. E’ possibile utilizzare lo stesso principio evidenziato anche nel caso di recesso da assegni e borse di ricerca purché sia garantita la continuità e la figura professionale analoga. E’ ammesso il cumulo dei periodi al fine di rispettare la durata non inferiore ai 12 mesi.

E’ possibile, a fronte di un contratto di 12 mesi di assegno di ricerca, rendicontare sul progetto meno di 12 mesi in quanto sfora rispetto alla scadenza ultima del progetto?
E’ possibile ma si deve dimostrare che lo strumento dell’assegno di ricerca è comunque funzionale al progetto.

In caso di consorzio, società corsortili e fondazioni di enti pubblici è possibile rendicontare il personale dei soci utilizzato per la realizzazione delle attività progettuali anche se non c’è rimborso del costo del personale ai soci?

Oltre agli ordinari documenti (lettera di incarico, costi orari, time sheet) occorre allegare:
Macro accordo/protocollo/dichiarazione in cui consorzio e associati convengono sull’utilizzo di personale dei soci in progetti in cui il consorzio è beneficiario (se non già previsto da statuto),
Un documento formale con il quale il Consorzio richiede al/ai socio/i di poter utilizzare il personale che lavorerà sul progetto eventualmente indicando già i nominativi o almeno le figure professionali richieste;
Un documento formale in cui il/i socio/i rispondono alla richiesta indicando i nominativi del personale che lavorerà nel progetto nell’ottica collaborativa.
Documentazione da tenere a disposizione in occasione dei controlli in loco:
libro unico del lavoro;
cedolini;
F24 di versamento dei contributi previdenziali, delle ritenute fiscali e degli oneri sociali del personale rendicontato.

Tra la documentazione giustificativa a supporto dell’effettivo pagamento del personale non dipendente è necessario produrre anche il modulo F24 che attesta il versamento degli oneri previdenziali?
No, è necessario produrre apposita dichiarazione in merito al pagamento di tali oneri (si veda modulo predisposto dalla Regione).

E’ ammissibile il costo del personale nelle giornate in cui il personale stesso era in trasferta per la realizzazione del progetto?
Le ore lavorative in giornate di trasferta si possono accettare con motivazione e allegata documentazione a supporto. Tenuto conto però che iniziative formative non sono ammissibili.

Come si può provare il possesso di adeguata qualificazione per il personale tecnico?

Il personale impiegato in attività di ricerca, sviluppo e diffusione deve essere in possesso di adeguata qualificazione comprovabile da CV, selezioni pubbliche, requisiti previsti dagli incarichi ecc…. in relazione al progetto realizzato.

In caso di soggetti pubblici non è necessario richiedere nulla a prova del possesso di tale requisito.

In caso di soggetti privati se non si riesce a verificare dal contratto tale requisito, è necessario che il beneficiario produca una dichiarazione che attesti il possesso di un’adeguata qualificazione da parte dell’addetto. Inoltre è necessario comunque allegare una copia firmata, datata ed aggiornata del curriculum vitae.

E' possibile rendicontare un soggetto che ne abbia le qualifiche su più progetti dello stesso bando?
Si è possibile, avendo cura di:

comunicare alla Regione su quali progetti la risorsa viene rendicontata;
utilizzare il medesimo costo orario;
suddividere le ore correttamente sui timesheet;
non chiedere a rimborso più del 100% del costo sostenuto.

Qualora l’amministratore di uno dei beneficiari svolgesse attività di ricerca industriale e/o sviluppo sperimentale nell’ambito del progetto stesso, il relativo costo è rendicontabile nella voce “Personale” o l’indicazione riportata nel punto 2.2.2 dei criteri di rendicontazione “sono escluse le spese riferite al legale rappresentante e a qualunque altro soggetto facente parte degli organi societari, al coniuge o parenti entro il terzo grado dei soggetti richiamati” è da intendersi restrittivamente in senso assoluto?
L’indicazione riportata nei criteri di rendicontazione non è da intendersi in senso restrittivo: se il legale rappresentante è contrattualizzato come dipendente per lo svolgimento di attività di ricerca è rendicontabile. Si intende invece escludere la rendicontazione di spese di rappresentanza e/o fatturate tra soggetti con legami di parentela.

Cosa si intende per ricercatore?
Con il profilo di ricercatore si intende personale impiegato in attività di ricerca e sviluppo in possesso di adeguata qualificazione in relazione al progetto realizzato.

Cosa si intende per attività di gestione?
Con attività di gestione del progetto si intendono le attività di coordinamento del progetto, che però non devono ricondursi a mere mansioni di carattere ordinario non riconducibili al progetto (es. segreteria, amministrazione, sicurezza, manutenzione ordinaria, ecc…).

Come devo rendicontare le spese di gestione?
Per ogni soggetto che svolge attività di gestione è necessario allegare una dichiarazione in cui si precisa il tempo che ha lavorato all’attività di gestione ed il relativo importo.

Quale documentazione è necessario produrre a prova del calcolo del costo orario?
Per il calcolo del costo orario è necessario utilizzare esclusivamente l’apposito modulo regionale.

Quale documentazione deve essere prodotta a prova della presenza in servizio?
Solo per i progetti campionati e in riferimento alle ore dichiarate sul progetto dei dipendenti di tutti i partner, sarà necessario provare la presenza in servizio attraverso la seguente documentazione: estrazioni delle timbrature o in caso di assenza estratto del libro unico del lavoro o stampa schermate SAP o altro software gestionale certificato.

Nel caso per legge i beneficiari non siano tenuti a monitorare la presenza in servizio è necessario produrre una dichiarazione in tal senso.

Nel contratto di attivazione/rinnovo di assegno di ricerca deve esserci il riferimento al progetto?

Per l'attivazione e/o il rinnovo degli assegni di ricerca deve essere chiaro il riferimento al POR FESR sia con elementi sostanziali (il contenuto della ricerca) sia con elementi formali (tracciabilità, CUP, indicazione del co-finanziamento POR-FESR).

In quale tipologia di contratto ricade l’apprendistato professionalizzante?

Ai sensi della normativa nazionale (D.Lgs. 81/2015) l'apprendistato va trattato come un contratto a tempo indeterminato Voce A2 “Personale dipendente” e deve essere rendicontato con time sheet e costo orario e non è necessaria la comprova dei pagamenti.

Spese per attrezzature nuove e nuove strumentazioni di ricerca

In caso di noleggio attrezzature è possibile che l’impresa da cui si noleggia non si occupi “unicamente o principalmente di locazione”?
No e l’attività che viene svolta deve essere desumibile dalla visura camerale.

Dove vanno imputate le spese per la realizzazione di prototipi e impianti pilota?
Tali spese vanno imputate:

alla voce B “Attrezzature” se la realizzazione è interamente commissionata a terzi; se i componenti del prototipo hanno autonomo funzionamento;
alla voce D “Altre Spese Dirette” se riguardano spese per la lavorazione di prototipi e impianti pilota, componenti senza autonomo funzionamento ma inventariabili come parti del prototipo. Sono escluse spese per materiale di consumo e le forniture generiche.

In quale tipologia di spesa rientra l’acquisto di software specialistico?
L’acquisto di software specialistico è ammesso alla voce B “Spese per attrezzature nuove e nuove strumentazioni di ricerca”, mentre la licenza d’uso di un software specialistico è ammesso alla voce D “Altre Spese Dirette”.

E’ possibile rendicontare l’intera quota di ammortamento delle attrezzature sul progetto?
E’ ammesso l’ammortamento anticipato (annuale) previa delibera dell’organo competente e/o del collegio dei Revisori e adeguata motivazione nella relazione tecnica allegata alla rendicontazione.

Se la fattura è unica, una volta pagata può essere rendicontata interamente in un’unica rendicontazione al termine del periodo di ammortamento.

Si precisa che pur rendicontando tale spesa solo al termine del periodo di ammortamento, nella relazione intermedia si può fare riferimento alle attrezzature laddove la descrizione delle stesse sia funzionale alla descrizione di altre attività (ad es. svolta da personale rendicontato).

Quali spese relative alle attrezzature/strumentazioni di ricerca risultano ammissibili?

Sono ammissibili unicamente i costi di ammortamento calcolati secondo le pratiche contabili ed il sistema di ammortamento abituale del beneficiario. L’ammortamento non può mai eccedere il costo totale del bene ed è considerata eleggibile solo la percentuale di utilizzo del bene destinata al progetto. Pertanto il file relativo al piano di ammortamento predisposto dalla Regione calcola la quota di ammortamento ammissibile relativamente alla percentuale di utilizzo del bene sul progetto in riferimento al periodo di rendicontazione, tenendo conto come termine ultimo la data di fine progetto.

Si ricorda che è necessario allegare il modulo sopra citato predisposto dalla Regione Emilia-Romagna relativo al “Piano di ammortamento”.

Spese per consulenze

Se esternalizzo l’organizzazione di un workshop/evento a un fornitore la relativa spesa va rendicontata nelle consulenze o nelle altre spese?
Nelle consulenze.

Altre Spese dirette

E’ possibile partecipare e rendicontare anche fiere su territorio estero?
La partecipazione a fiere (anche su territorio estero) con un proprio stand è ammissibile (a seconda della configurazione del servizio come spesa di consulenza o altra spesa diretta).

Le spese di trasferta del personale invece non sono ammissibili.

E’ ammissibile l’IVA?
Ai sensi dell'articolo 69, paragrafo 3, lettera c), del regolamento (UE) n. 1303/2013 l'imposta sul valore aggiunto (IVA) realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario è una spesa ammissibile solo se questa non sia recuperabile, nel rispetto della normativa nazionale di riferimento.

Sono ammissibili l’imposta di registro e l’imposta di bollo?
Tali spese non risultano ammissibili in quanto esiste un espresso divieto nel manuale di rendicontazione per i beneficiari.